给团队引入 AI 办公工具，先核对哪些条件

任务目标

在采购或大规模采用之前，判断一件具体办公任务是否适合交给 AI，并把需要核对的账号、权限、版本与验收条件一次列清。

适合与不适合

适合：

• 任务经常重复，输入与交付物边界清楚。
• 可以用去标识的样本做试用，不依赖敏感数据。
• 能预先写出「合格结果」的标准。
• 有明确的业务负责人可以对结果负责。

不适合：

• 任务边界模糊、每次做法都不同，难以定义合格结果。
• 必须使用未脱敏的敏感数据，且当前没有合规路径。
• 期望一次引入就解决整个部门效率问题。
• 没有人对结果质量负责。

材料与权限准备

• 选择一项经常重复的任务，写出当前输入、动作与最终交付物。
• 准备一份去标识的样本文件。
• 列出谁能接触哪些文件，明确权限边界。
• 指定业务负责人与试用参与者。
• 预先写出合格结果的判定标准。

具体步骤

1. 描述任务：写下当前输入、动作和最终交付物，越具体越好。
2. 准备样本：使用去标识的样本文件，明确谁能接触哪些文件。
3. 写验收标准：预先写出合格结果的标准，并让业务负责人复核。
4. 用同一样本比较候选：让候选工具处理同一任务，记录人工修订的具体部分。
5. 核对前提：设备与账号要求、文件读写权限、数据处理说明。
6. 确认失败恢复：任务失败时能否恢复，结果由谁审批。
7. 核对版本与条款：采购前核实企业版能力、服务条款与报价，不用演示推断授权范围。
8. 达标再扩大：试用结果达到标准后，再评估采购、接入或定制交付。

产出示例

一份《引入核对记录》：任务描述、样本说明、验收标准、候选工具对比记录（含人工修订点）、权限与数据处理核对结论、失败恢复方式、审批责任人。

结果检查

• 同一样本下，AI 产出与人工产出对比，人工修订量是否真的减少。
• 合格结果标准是否被业务负责人认可。
• 权限与数据处理说明是否与公司合规要求一致。
• 是否有明确的失败恢复方式。
• 版本差异是否核实清楚（个人版与企业版权益不可互相推断）。

常见失败

• 任务选得太大：一次想解决整个部门效率，无法定义合格结果。应缩小到单一重复任务。
• 用演示推断能力：演示效果不等于在你的样本上成立。
• 忽略权限：试用时用了敏感文件，埋下合规风险。
• 没写验收标准：事后争论「有没有用」，无法收敛。
• 把个人版体验套用到企业版：两者权益可能不同。

替代路径

如果团队只需要个人提效，可先以个人版小范围试用，不必进入采购流程。如果需要把 AI 融入业务流程而非单任务，参考《一个 FDE 试点应该交付什么》。如果需要接入自有产品，参考《模型 API 接入前应准备什么》。

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